La gestione documentale consiste nell’organizzazione e archiviazione di tutti i documenti in suo possesso. In particolare, le aziende per la gestione documentale online (come specificato da Savino Solution), non devono necessariamente essere pubbliche o private: a priori infatti, i documenti devono essere gestiti e conservati in maniera accurata.
Al fine di effettuare una ottima gestione documentale online e declinarla in maniera contestuale, indipendentemente dalla tipologia di azienda, è quindi necessario che la sua stessa struttura risulti a norma: questo significa che la stessa azienda deve necessariamente avere una struttura che consenta di gestire ogni documento non solo in maniera ottimale, ma anche rapida. Così facendo ci si potrà continuare a dedicare al business e all’attività produttiva, senza che la gestione documentale online e declinarla in maniera contestuale possa ostruire il processo.
Una gestione documentale consente di creare un apposito sistema informatico e l’utilizzo di un apposito software che mira ad ottimizzare le ricerche dei documenti dematerializzati, ossia presenti ormai digitalizzati. Questo nuovo sistema completamente online consente di essere non solo ordinato, così da poter reperire più facilmente le informazioni desiderate, ma consente anche di risparmiare un maggior quantitativo di tempo per dedicarsi al lavoro e ottenere una maggior protezione dei documenti.
Può spesso capitare che nella loro forma cartacea questi possano facilmente essere persi o che ci si impieghi tantissimo tempo per trovarli, mentre nella forma digitale non solo questi problemi non si pongono, ma a seconda del software che si utilizza e della rete informatica è anche possibile ottenere una maggior sicurezza.
L’intero processo di archiviazione dei documenti risulta semplice e rapido, e dispone di apposite applicazioni (come Cloud) facilmente raggiungibili da qualsiasi dispositivo mobile o computer: non sarà pertanto necessario utilizzare un solo dispositivo, ma più dispositivi. Questo consente di risparmiare ulteriormente tempo.
Come gestire i documenti nel Cloud
Come già anticipato, è possibile utilizzare i vari documenti gestiti e archiviati in appositi spazi o applicazioni, e tra queste vi è Cloud. Qua vi sono infatti diversi documenti che sono salvati direttamente all’interno di un server, piuttosto che nella memoria di un solo dispositivo.
Ciò permette a tutti i dispositivi che hanno l’accesso al server di utilizzare i documenti: pertanto Cloud risulta ideale per collaboratori lavorativi o per chiunque intenda condividere dei documenti con svariate persone.
Cloud è utile soprattutto per coloro che viaggiano o tipicamente sfruttano i documenti da remoto, e non hanno la possibilità di sfruttare un determinato dispositivo presente in un posto specifico. All’interno di questo server è possibile salvare non solo documenti, ma anche immagini o dati. Gli unici requisiti richiesti per effettuare l’accesso è una connessione Internet e delle credenziali.
Cloud permette a coloro che lo utilizzano di usufruire di numerosi benefici. Molte aziende, al fine di risparmiare tempo e proteggere i loro dati, spesso decidono di acquistare dei server appositi per la memorizzazione di vari documenti e dati, oltre ai vari aggiornamenti e alla manutenzione di cui necessitano. Altri invece decidono direttamente di sfruttare l’applicazione Cloud, la quale risulta del tutto libera da qualsiasi costo di un proprio centro di dati interno o una infrastruttura informatica volta a gestire i documenti online. Queste ultime richiedono non solo dei costi, ma anche dei protocolli di firewall e backup alquanto complessi.
Inoltre, molte aziende si preoccupano della privacy dei loro dati: anche sotto questo punto di vista, è possibile affermare che Cloud riesce perfettamente a proteggere qualsiasi documento grazie alle sue rigide norme e i documenti che vengono conservati restano inalterati. Questi ultimi possono essere visibili sono tramite delle credenziali, che si possono condividere con i propri collaboratori.